El archivo de los documentos
administrativos.
De cara a una buena organización del
archivo de oficina, hay que diferenciar
entre los documentos de archivo
propiamente dichos y los documentos de
apoyo informativo, puesto que, los
documentos de archivo serán conservados,
mientras que los documentos de apoyo
habrán de ser eliminados una vez que
haya finalizado su función
informativa.
• Los documentos de archivo:
son aquellos que responden al trabajo de la
oficina que los produce, son
ejemplares únicos que explican la actividad
de la Administración, los
cuales, una vez transcurridos los plazos
establecidos de validez administrativa,
legal, fiscal e informativa,
deberán ser transferidos al Archivo
Central, como ya hemos visto.
• Los documentos de apoyo
informativo: son los que sirven de ayuda a la
gestión administrativa, tales como
boletines oficiales, revistas,
publicaciones o notas informativas
elaboradas, etc. No serán
transferidos al Archivo Central y
se destruirán en la propia oficina.
La eliminación de documentación en el
archivo de oficina deberá hacerse
siempre de manera controlada,
teniendo en cuenta lo dispuesto por la
legislación sobre protección de datos
de carácter personal, de manera que se
utilizará para ello una máquina
destructora.
