El archivo. Concepto.
La palabra archivo puede entenderse de
dos formas:
1. En el sentido de archivar,
que es la acción o tarea de ordenar y
guardar los documentos y expedientes
administrativos en lugares
seguros. Estas funciones las
hacen las personas empleadas
públicas.
2. En el sentido del lugar físico
concreto en el que se guardan los
expedientes administrativos.
Suelen ser habitaciones especiales
que están en los edificios o sedes
de las Administraciones
Públicas, en las que hay medidas de
seguridad para evitar que se
destruyan los documentos por un
incendio, una inundación, un
terremoto, etc.
Es muy importante que estos documentos
se guarden y protejan durante un
tiempo por si alguna persona, algún
órgano administrativo, algún juez o
tribunal, necesita consultarlos y
obtener copia de ellos.
También es importante conservar
estos documentos porque con el paso del
tiempo son de interés histórico.
Las funciones principales del archivo
de documentos son:
• Recoger y ordenar los
documentos.
• Guardar y cuidar los
documentos para cuando necesiten consultarse.
• Servir de prueba para los
estudios científicos e históricos.
