LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS EN LA
ADMINISTRACION
DE LA JUNTA DE ANDALUCIA.
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Llamamos gestión de los documentos a
la que se realiza para incorporar en un
expediente administrativo todos los
documentos sobre un asunto desde que se
inicia hasta que se concluye,
por ejemplo, acuerdo de inicio o solicitud, en su
caso, informes, alegaciones, resolución
y notificación de la misma.
5. DOCUMENTOS ORIGINALES Y COPIA.
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A lo largo del procedimiento
administrativo, por ejemplo, cuando se solicita
participar en las oposiciones para el
acceso a personal funcionario de la
Administración de la Junta de
Andalucía, se exige la presentación de
documentos. De esta forma, los
aspirantes, en un primer momento, deben
presentar su solicitud de
participación; más adelante realizar el examen de
oposición; si superan la fase de
oposición y está prevista una fase de concurso,
deberán presentar la autobaremación
de méritos; y, al final del proceso
selectivo, y deberán presentar la
documentación exigida para el nombramiento
como funcionario de carrera y elegir
destino.
Siguiendo con el ejemplo del proceso
selectivo, vamos a ver qué tipo de
documentos originales y copias podemos
encontrar.
• Solicitud. En este documento
la persona que aspira a participar en el
proceso selectivo debe hacer constar
sus datos personales, la titulación
académica, el cuerpo de acceso, el
turno por el que accede, el órgano
administrativo al que dirige su
solicitud, la fecha de presentación del
documento y la firma de la persona
interesada.
• Copias de solicitudes y
otros escritos. La Ley 30/1992 establece que
las personas que presenten solicitudes
y escritos a los órganos de la
Administración podrán llevar una
copia o fotocopia de su solicitud para
que se le selle y se le devuelva
como prueba de haber presentado su
escrito.
• Documentos originales. Son
los documentos hechos por la propia
administración cuando resuelve
un asunto. Por ejemplo, cuando desea
participar en el proceso selectivo por
el turno de personas con
discapacidad, la persona interesada
deberá presentar junto con su
solicitud un certificado o un informe
original que acredite su condición de
persona con discapacidad.
• Copia. Es el documento que
reproduce a otro que es original.
• Copias compulsadas o
autenticadas de documentos. Una vez que el
interesado ha superado el proceso
selectivo, tendrá que presentar un
conjunto de documentos para poder ser
nombrado funcionario de
carrera, como por ejemplo, original o
fotocopia compulsada de la
titulación académica exigida.
Al compulsar una fotocopia, los órganos
de la Administración cotejan ésta
con su original, es decir,
comprueban que la fotocopia que presenta la
persona interesada es igual que el
documento original. En tal caso, pondrán
sobre la fotocopia un sello de
compulsa que indica que esa fotocopia
coincide con el documento original.
También se pueden compulsar
documentos electrónicos con firma electrónica o
digital.
La copia o fotocopia compulsada,
también se le conoce con el nombre de
Copia autenticada. Estas copias
compulsadas no garantizan que el
documento del que se ha hecho la
fotocopia sea auténtico, ni que no haya
sido manipulado o alterado por alguien.
• Copias auténticas de
documentos. Puede ocurrir que la persona haya
extraviado o perdido el documento
original de su título de Bachiller y no
pueda presentar el original y una
fotocopia para que se le compulse. En
este caso tendrá que solicitar una
copia de su título en la institución que
emitió el título. A esta copia se le
llama “copia auténtica” porque la
está emitiendo el mismo órgano
o Administración que emitió el
documento original y, por tanto,
tiene el mismo valor que el
documento original. Es muy importante
tener en cuenta que solo se
darán copias de documentos que
contengan datos de carácter
personal (por ejemplo, un informe
médico) a las propias personas o
a aquellos organismos que autoriza la
ley.
Recuerda sobre los Documentos
originales y copias.
• Documento original: es el hecho por
la Administración cuando resuelve
un asunto.
• Copias: Es la reproducción de un
documento original. Tipos:
1. Copias autenticadas. También
llamadas copias compulsadas
pueden ser de documentos
administrativos y de documentos
privados. Los documentos privados son
los que han sido emitidos
por una Organización que no es
Administración Pública, como por
ejemplo un Centro de Formación
privado, una Asociación, etc.
La realización de compulsa de
documentos corresponde a los
funcionarios y funcionarias que
trabajan en el órgano
administrativo en el que se presenta la
copia, que puede ser o no
el mismo órgano que emitió el
documento original.
TEMA 9 La Documentación en la
Administración
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2. Copias auténticas:
Son siempre de documentos
administrativos, nunca de
documentos privados o de la ciudadanía.
Las emite o realiza el mismo órgano
administrativo que
emitió o realizó el documento
original.
Al ser emitidas por el mismo órgano
que hizo el original,
tienen la misma validez que el
documento original en
cualquier parte que se presente.
