DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA
JUNTA DE
ANDALUCÍA.
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Introducción: concepto genérico de
documento. En general, los
diccionarios de nuestra lengua, con
ligeras variaciones, definen el documento
como «Escrito en el que constan datos
fidedignos, que sirve de prueba o
testimonio, o que proporciona una
información, especialmente de carácter
histórico, oficial o legal».
Los documentos son manifestaciones,
normalmente escritas, que sirven como
muestra o prueba de alguna
actuación, por ejemplo:
• Una factura del teléfono,
que sirve para saber a dónde se ha
llamado y cuánto hay que pagar por
ello.
• Las solicitudes o peticiones
que se presentan ante la
Administración.
• Un certificado de
empadronamiento, que sirve para demostrar
dónde se vive.
• Un título académico, por
ejemplo, el titulo de Bachiller que
demuestra que se han superado esos
estudios.
En definitiva, hemos de retener que la
actividad administrativa se documenta,
es decir, está reflejada en
documentos. Estos documentos porque producen
efectos, sirven como prueba, demuestran
algo o exigen que se actúe o cambie
algo frente a terceros o en la propia
organización administrativa.
No son documentos, por ejemplo,
los resúmenes, las notas o apuntes, etc. que
no generan dichos efectos, pues solo
sirven de ayuda para generar el
documento que producirá efectos.
Cuando los documentos los realiza la
Administración Pública para comunicar
algo a la ciudadanía o a otras
Administraciones Públicas, se llaman
documentos administrativos y
cuando esos documentos los realizan las
personas para dirigirlos a la
Administración Pública, se llaman documentos de
la ciudadanía.
1.1. Los documentos administrativos.
La actividad administrativa se
manifiesta en los documentos que crea.
Los documentos administrativos son la
forma normal por la que la
Administración Pública deja
constancia de su actividad y comunica sus
decisiones. Los documentos
administrativos forman, normalmente, parte de
expedientes administrativos, y
pueden adoptar, según veremos, distintas
formas (oficios, informes, actas,
notificaciones, etc.) y soportes (papel, ficheros
de ordenador, etc.).
1.1.1. Clases o tipos de documentos
administrativos.
Podemos distinguir las siguientes
clases de documentos administrativos:
Acuerdos. Son documentos
administrativos que recogen las decisiones
adoptadas por un órgano de la
Administración, antes de tomar una decisión
definitiva sobre un asunto
concreto. Por ejemplo, el acuerdo de ampliación del
plazo para presentar una solicitud
o el acuerdo de comunicación de que algún
asunto se va a tratar con urgencia.
También las decisiones de órganos
pluripersonales o colegiados
adoptan la forma de Acuerdo y quedan reflejados
en un documento administrativo que se
denomina Acta como veremos
posteriormente, por ejemplo. Acuerdo
del Consejo de Gobierno para mejorar la
empleabilidad.
Resoluciones. Son documentos
administrativos que recogen la decisión final
adoptadas por un órgano de la
Administración, normalmente con relación a las
solicitudes y peticiones
presentadas por la ciudadanía. Por ejemplo, la
resolución por la que se concede o se
rechaza una subvención.
Notificaciones. Son los
documentos por los que se comunica la decisión
adoptada por la Administración,
a la persona o personas a quienes dicha
decisión afecta así como los recursos
o reclamaciones que se pueden
interponer, en caso de no estar de
acuerdo con la decisión adoptada. Este
documento se envía por correo o lo
lleva un funcionario o funcionaria al
domicilio de la persona interesada para
que firme una copia y de esa forma
quede constancia de su recepción,
es decir que la persona se ha dado por
enterada.
Oficios. Son documentos que
utilizan los órganos de la Administración para
comunicar a otras Administraciones
Públicas algún asunto.
Actas. Son documentos que
recogen lo ocurrido y los acuerdos que se han
adoptado durante una reunión de varias
personas o de un órgano colegiado.
Certificados. Son documentos que
sirven para acreditar algún hecho o alguna
condición. Por ejemplo, un certificado
de notas de un Instituto de enseñanza
secundaria o de una Universidad, que
acredita que esa persona ha superado
las asignaturas, o un certificado de
empadronamiento que acredita que la
persona vive en un lugar determinado.
Informes. A veces los órganos
de la Administración para poder adoptar una
decisión necesitan la opinión de
otros órganos administrativos o de alguien
externo a la Administración Pública.
Son documentos que ayudan a tomar la
decisión final o resolución.
Recuerda sobre los Documentos de la
Administración de la Junta de Andalucía.
Los documentos administrativos
constituyen la forma normal por la que la
Administración Pública deja
constancia de su actividad y comunica sus
decisiones para producir efectos.
Clases: Acuerdos, Resoluciones y
Notificaciones, entre otros documentos
forman parte de los expedientes
administrativos.
